SUM est l’acronyme de Stand-Up Meeting (en français : réunion debout).

Il s’agit d’une réunion d’équipe généralement quotidienne durant laquelle toutes les personnes sont là pour s’exprimer.

C’est une pratique issue de la méthode agile Scrum. Mais il est bon de la pratiquer même si ce n’est pas Scrum qui est appliqué, l’Extreme Programming se prète très bien à cet exercice. Il existe aussi des équipes, qui ne sont pas dans le domaine informatique, qui ont adoptées cette pratique.

Debout ? Vraiment ?

L’objectif principal de cette réunion est de diffuser de l’information sans que cela ne dure des heures ! Généralement le SUM est time-boxé, il dure entre 5 et 15 minutes selon le nombre de participants.

Le fait que cette réunion s’appelle Stand Up Meeting n’est pas innocent, cette réunion se « pratique » debout. Mais pourquoi ? Nous avons pourtant tous de confortables fauteuils qui ne demandent qu’à être utilisés ! Eh bien c’est là tout le problème. Si les gens restent assis, ils vont se sentir à l’aise pour discuter, papoter et donc rendre la réunion plus longue. Alors que lorsque l’équipe est debout en cercle, la parole passe plus rapidement d’une personne à l’autre et les gens restent concentrés.

Lors du SUM, les participants se passent la parole les uns après les autres. Il est bon, au début de la mise en place du SUM, d’avoir un témoin à se passer (un stylo par exemple) pour bien déterminer qui a la parole.

Cette réunion doit se passer dans le respect des personnes. En effet, lorsqu’une personne à la parole les autres se doivent de l’écouter. Bien sûr les interventions sont possibles, mais si la conversation devient trop longue il faut prévoir de discuter de ce point en dehors du SUM. Certains se sentiront frustrés de ne pas en discuter tout de suite, ok, mais en laissant une conversation dériver, les personnes qui ne sont pas interessées par le sujet vont s’ennuyer, donc se distraire et donc « perdre leur temps ».

L’équipe doit être consciente que l’objectif de cette réunion est de faire passer la parole à tout le monde pour soulever des points importants, mais si en les soulevant on découvre de nouvelles choses, il faut revenir dessus en dehors du SUM.

Faire remarquer aux autres que la conversation dérive n’est pas malpoli, cela permet de recadrer la réunion pour ne pas perdre l’objectif du SUM. Une astuce pour ne pas oublier de traiter un point est de le noter sur un tableau pour pouvoir y revenir après le SUM ou lors d’un point technique.

Mais pour dire quoi ?

Le SUM est un moment durant lequel l’équipe se re-synchronise. Lorsque vous tenez le « flambeau de la parole » vous allez aborder ces 3 points :

• ce que j’ai fait
• ce que je vais faire
• les problèmes que je rencontre

Pour le premier point, l’objectif n’est pas de vous surveiller pour savoir ce que vous avez fait ou non, le but est de partager la connaissance. Par exemple, si vous avez développé un utilitaire qui peut servir à d’autre, c’est lors du SUM qu’il est bon d’en parler. Les gens sauront que cet utilitaire existe et qui a participé à son élaboration. Cela favorise la propriété collective du code, puisqu’une personne intéressée par cet utilitaire pourra venir vous voir pour  obtenir des informations concernant la conception de cet utilitaire.

Pour le « ce que je vais faire », là encore une fois, l’objectif n’est pas de « fliquer » les gens, mais bien de partager. Peut-être que quelqu’un connaît déjà bien le sujet sur lequel vous allez travailler. Cette personne se fera donc connaître lors du SUM et vous pourrez aller vers elle à la fin de la réunion.

Les deux premiers points permettent aussi à l’équipe d’avoir une vision commune sur le travail fait et à faire.

Le troisième point concernant les problèmes permet de faire voir à tout le monde, au plus tôt, les difficultés rencontrées. Cela permet à l’équipe de prendre conscience des problèmes et de les remonter au manager/chef de projet, également présent lors du SUM. Souvent, des situations difficiles peuvent être débloquer. En évoquant un problème, des personnes plus à l’aise avec le sujet peuvent se faire connaïtre, c’est alors le moment de redistribuer certaines tâches ou de former des binômes qui permettront de partager une connaissance. Le SUM offre un moyen extraordinaire de susciter l’esprit de groupe, en rendant chacun conscient de l’existence des soucis qu’ont les autres membres du groupe.

Mais quand ?

Il est possible de faire le SUM à différent moment de la journée, le tout étant de choisir un horaire qui correspond le mieux à l’équipe et de s’y tenir.

Quelques exemples :

• Le matin dès l’arrivée de l’équipe :
  • les gens sont disponibles et prêts à entammer une nouvelle journée,
  • la journée ne sera pas interrompue,
  • si tout le monde n’arrive pas en même temps, certaines personnes auront déjà repris les tâches qu’ils avaient laisser la veille.

• Juste avant midi :
  • les gens ont faim, le tour de parole aura tendance a être fait plus rapidement et les discussions ne dériveront pas beaucoup,
  • tout le monde est présent,
  • si on veut reprendre des points après le SUM cela risque de décaler l’heure du déjeuner.

Quelques règles à respecter

• Respect des règles de savoir-vivre de base : on ne coupe pas la parole, on reste poli,…

• Ponctualité : le SUM se déroule généralement toujours au même moment, toute l’équipe est au courant, donc pas de raison d’être en retard (sauf cas exceptionnel évidemment). C’est une question de respect pour les autres. Des personnes font l’effort d’être à l’heure, celles-ci arrêtent peut-être aussi une tâche passionnante, alors il n’y a pas de raison qu’il y ait des retardataires.

• Se faire remplacer : lorsqu’une absence à un SUM est prévue, il est appréciable de faire passer les informations qu’on aurait voulu partager à une personne présente. L’avantage est que l’information est tout de même diffusée, le flux de données n’est pas coupé.

• Climat de confiance : l’équipe doit bien comprendre que lors du SUM personne n’est jugé. Tout le monde rencontre des problèmes et ça n’est pas « la honte » d’en parler. Au contraire, une équipe qui joue la transparence est une équipe plus saine.

Le SUM en image